مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا (American National Standards Institute) که با سرواژه ANSI هم شناخته می‌شود، درباره اجرای سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی می‌نویسد:«همه قبول دارند که استفاده از این سیستم‌های مدیریتی می‌تواند عملکرد سازمانی، از جمله عملکرد در عرصه ایمنی و بهداشت شغلی را بهبود بخشد». در این مقاله، با تکیه بر استاندارد مدیریت ایمنی، و دستورالعمل‌های مدیریت ایمنی OSHA، پنج مرحله اجرای سیستم HSE را مرور میکنیم.
مراحل اجرای سیستم مدیریت HSE
استاندارد بین‌المللی ANSI Z10 برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی در محیط کار، فرایند اجرای این سیستم‌ها را به پنج مرحله تقسیم میکند، که عبارت‌اند از:
جلب مشارکت مدیریت ارشد و کارکنان
برنامه‌ریزی سیستم مدیریت HSE
پیاده‌سازی و اجرای سیستم HSE
نظارت، ارزیابی و اصلاح سیستم مدیریت HSE
بررسی مدیریتی سیستم مدیریت HSE
جلب مشارکت مدیریت ارشد و کارکنان
اولین قدم در مسیر اجرای سیستم مدیریت HSE این است که مدیریت ارشد سازمان را متعهد به پشتیبانی و رهبری این فرایند کنیم. در عین حال، جلب نظر و مشارکت کارکنان، در همه سطوح سازمان هم مهم است. چون در نهایت، همین کارمندها هستند که باید سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را در فعالیت‌های مختلف، به کار بگیرند. پیش از هر چیز، رهبر سازمان یا مدیریت ارشد باید کسب‌وکارش را به اجرای سیستم مدیریت HSE و همین‌طور حفظ و بهبود آن ترغیب کند.
مهم‌ترین عناصر رهبری سازمان در این حوزه عبارت‌اند از:
- ایجاد خط‌مشی بهداشتی و ایمنی در محل کار،
- تأمین منابع مناسب برای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت،
- ایجاد و تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌های سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت،
- ادغام سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی در سایر سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی.
مرحله ۱:
برنامه‌ریزی سیستم مدیریت HSE
اجرای سیستم مدیریت HSE مؤثر، بدون فکر و برنامه‌ریزی خوب اتفاق نخواهد افتاد. مدیریت ارشد سازمان، با تعیین اهداف و مقاصد مشخص، انتظاراتی را برای مدیران، سرپرستان و کارکنان مجموعه تعیین میکند. این اهداف و مقاصد مدیریتی، باید بر اقدامات خاصی متمرکز شوند که محیط کار را برای همه ذی‌نفع‌ها، ایمن‌تر و سالم‌تر می‌کنند. البته توجه کنید که فرایند برنامه‌ریزی، کاری نیست که فقط یک بار انجام دهید. این فرایند، باید مدام تجدید شود. فرایند برنامه‌ریزی شامل بررسی اولیه و بعد هم بررسی‌های دوره‌ای است.
اهداف کلی برنامه‌ریزی از منظر استاندارد Z10 این‌ها هستند:
- شناسایی ریسک‌ها، خطرات، کمبودهای سیستمی و فرصت‌های بهبود،
- اولویت‌بندی موضوعات برای اجرای سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی،
- تعیین اهدافی که بیشترین شانس را برای بهبود سیستم مدیریت ایمنی و کاهش ریسک دارند.
مرحله ۲:
پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت HSE
وقتی سیستم مدیریت HSE شغلی را برنامه‌ریزی کردید، نوبت به اجرای آن و بعد هم بهره‌برداری از راهکارهایش برای ایمنی محیط کار می‌رسد. استاندارد OSHA فهرستی از گام‌های لازم برای شروع اجرای سیستم مدیریت HSE ارائه داده که روی شناسایی، ارزیابی و پیشگیری از خطرات محیط کار تأکید دارد. این گام‌ها عبارت‌اند از:
- اجرای سیستم گزارش‌دهی،
- آموزش شناسایی و کنترل خطرات به کارکنان،
- بازرسی طبق استانداردها،
- جمع‌آوری ایده برای کنترل ریسک،
- اجرای ایده‌های مؤثر برای کنترل ریسک،
- پیش‌بینی و توجه به شرایط اضطراری محیط کار،
- شناسایی و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به تغییرات محیط
البته استاندارد ANSI Z10 جزئیات بیشتری در این زمینه ارائه داده، و جنبه‌های زیر از پیاده‌سازی و عملیات را فهرست میکند:
- ارزیابی ریسک،
- سلسله مراتب کنترل،
- بررسی طراحی و مدیریت فرایندهای تغییر،
- تأیید فرایندها،
- تدارکات،
- پیمانکاری،
- آمادگی برای شرایط اضطراری
- آموزش
- ارتباط‌ها
- مستندات
مرحله ۳:
نظارت، ارزیابی و اصلاح سیستم مدیریت HSE
صدالبته که اجرای سیستم مدیریت HSE شروع خوبی است؛ اما فقط شروع راه است. اگر می‌خواهید این مسیر را ادامه بدهید، باید اثربخشی آن را ارزیابی کرده، و اصلاحات لازم را انجام بدهید. استاندارد OSHA توصیه میکند سراغ بهبود مسیر برویم. در واقع باید با هدف شناسایی راه‌هایی برای بهبود برنامه، زمان منظمی را به بحث درباره مسائل HSE اختصاص بدهیم. استاندارد Z10 برای سیستم مدیریت HSE از چرخه بابا یا چرخه دمینگ (Deming Circle) استفاده میکند. چرخه بابا (برنامه‌ریزی، انجام، بررسی، اقدام) که در انگلیسی PDCA (مخفف plan–do–check–act) است، تأکید زیادی بر بهبود مستمر دارد.
استاندارد فوق برای تحقق این امر، پیشنهاد میکند این فرایندها را دنبال کنید:
- نظارت و ارزیابی سیستم مدیریت HSE،
- انجام تحقیقات درباره حوادث احتمالی در محیط کار،
- ممیزی سیستم مدیریت HSE،
- انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم،
- و به‌روزرسانی فرایند برنامه‌ریزی و بررسی سیستم HSE
مرحله ۴:
بررسی مدیریتی سیستم مدیریت HSE
سیستم مدیریت HSE، چرخه بی‌انتهایی از بهبود مستمر است. هیچ نقطه پایانی وجود ندارد که بتوانید به آن برسیده، و بعد هم ایمنی و سلامتی در محیط کار را رها کنید! این فرایند مستمری است، اما بررسی مدیریتی، آخرین مرحله و صرفا نقطه پایانی برای این راهنمای اجرای سیستم مدیریت HSE باشد.
استاندارد OSHA دراین‌باره می‌نویسد:
«وقتی برنامه HSE ایجاد شد، باید ابتدا ارزیابی شده و تأیید شود که طبق برنامه اجرا می‌شود. پس از آن، کارفرما باید به‌صورت دوره‌ای، و حداقل سالی یک‌بار ارزیابی کند که چه چیزهایی مؤثر هستند و چه چیزهایی نیستند. آیا برنامه در مسیر رسیدن به اهدافش قرار دارد؟
هر زمان که این ارزیابی‌ها، فرصتی برای بهبود برنامه شناسایی کرد، کارفرماها، مدیران و سرپرستان باید تنظیمات لازم را انجام داده و بر عملکرد برنامه نظارت کنند. به اشتراک گذاشتن نتایج این نظارت در محل کار، و اعلام موفقیت‌ها و قدردانی از افراد دخیل در این فرایند، به پیشرفت بیشتر کمک میکند».
داده‌های زیر در طول این بررسی مدیریتی در نظر گرفته می‌شوند:
- روند کلی اجرای سیستم مدیریت HSE و پیشرفت به‌سوی کاهش ریسک،
- اثربخشی تلاش‌ها و فعالیت‌ها برای شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی ریسک،
- اثربخشی تلاش‌ها و فرایندها برای شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی نواقص سیستم،
- اثربخشی فرایندهایی که برای رسیدگی به علل زمینه‌ای ریسک‌ها و کمبودهای سیستم در نظر گرفته شده نظرات کارمندان و نمایندگانشان،
- به‌روزرسانی وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه، و شرایط در حال تغییر،
- اقدامات بعدی و به‌روزرسانی وضعیت بر اساس ارزیابی سیستم مدیریت HSE و بررسی‌های مدیریتی قبلی،
- به‌روزرسانی وضعیت میزان برآورده‌شدن اهداف اجرای سیستم مدیریت ایمنی شغلی،
- عملکرد سیستم مدیریت HSE نسبت به انتظارات، با در نظر گرفتن شرایط متغیر، نیاز به منابع، همسویی طرح تجاری و سازگاری کلی با خط‌مشی ایمنی و بهداشت شغلی سازمان‌ها
مرحله ۵:
در نهایت، تصمیمات اتخاذشده بر اساس بررسی مدیریتی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت، باید چنین ویژگی‌هایی داشته باشند:
- جهت‌گیری آینده سیستم مدیریت ایمنی و سلامت را بر اساس خط‌مشی ایمنی سازمان، استراتژی‌های تجاری و شرایط کلی عملیات مشخص کند؛
- نیاز به تغییر در خط‌مشی، اولویت‌ها، اهداف، منابع یا سایر بخش‌های سیستم مدیریت ایمنی و سلامت شغلی را تعیین کند.
- پس از بررسی مدیریتی هم، خلاصه‌ای از بررسی را در قالب گزارشی بنویسید که در آن، تعهدات رهبر سازمان و فهرستی از موارد مربوط به اقدامات بعدی ذکر شده باشند.
نرم فزار HSE گیتا، با در نظر گرفتن تمامی این موارد، پلتفرمی جامع و کامل در مدیریت HSE به مخاطبان خود معرفی میکند. این نرم افزار با تلفیق فناوری های مدرن، مانند هوش مصنوعی و IoT مدیریت بهداشت و ایمنی در سازمان ها را مکانیزه کرده و ایمنی را رتقا میدهد.
نرم افزار HSE گیتا
نیروی انسانی با ارزش ترین سرمایه شماست
ما با ترکیب برترین فناوری ها مدیریت HSE را به برترین شکل آن ارائه میکنیم
ایمنی محیط کار خود را ارتقا دهید
